BTW-aangifte voor zzp’ers

Gepubliceerd: 04-06-2025

Stap voor stap je btw-aangifte regelen als zzp’er

Je zit net lekker in je werkflow, alles loopt goed, en dan valt hij weer op de mat. Het bericht van de Belastingdienst. Tijd voor de btw-aangifte. Als je net begonnen bent als zzp’er voelt het misschien als een administratieve jungle. En als je al langer bezig bent, weet je, het blijft opletten.

Gelukkig is de btw-aangifte helemaal niet zo ingewikkeld als hij lijkt, mits je de juiste stappen volgt. In dit artikel leggen we het op een begrijpelijke manier voor je uit.

Wat is btw-aangifte eigenlijk?

Als ondernemer draag je belasting af over de omzet die je maakt. Dat is de btw die je klanten betalen, maar die jij vervolgens moet afdragen aan de Belastingdienst. Daar staat tegenover dat je ook btw kunt terugvragen over zakelijke kosten die je maakt. In de btw-aangifte geef je dit overzicht door. wat heb je ontvangen, wat heb je uitgegeven, en wat moet je betalen of terugkrijgen. De meeste zzp’ers doen dit elk kwartaal, tenzij je vrijstelling hebt of de Belastingdienst een andere frequentie voor je bepaalt.



Stap 1: houd je administratie continu bij

De btw-aangifte begint niet bij het indienen van het formulier. Het begint bij hoe je je boekhouding bijhoudt. Facturen, bonnetjes, kassabonnen, kilometers en inkopen. Alles moet overzichtelijk en actueel zijn. Gebruik je een boekhoudtool of werk je in Excel, zorg dan dat je elk kwartaal bij bent. Niet aan het eind pas alles opzoeken, maar structureel je gegevens invoeren. Wie dat onder de knie heeft, merkt dat de aangifte een stuk minder gedoe wordt.



Stap 2: check welke btw-tarieven van toepassing zijn

Niet elke dienst of elk product heeft hetzelfde btw-tarief. De meeste ondernemers werken met 21 procent, maar sommige sectoren vallen onder het 9-procents- of zelfs het 0-procentstarief. Denk aan tekstschrijvers met buitenlandse klanten of aan ondernemers in de zorg of culturele sector. Het is belangrijk dat je bij het opstellen van je facturen het juiste tarief gebruikt, anders kan je aangifte alsnog gecorrigeerd worden. Twijfel je over welk tarief op jouw situatie van toepassing is, lees dan bijvoorbeeld even deze uitleg over wanneer een boekhouder handig is.



Stap 3: verzamel je in- en uitgaande btw

Bekijk per kwartaal hoeveel btw je in rekening hebt gebracht bij je klanten. Dat is de omzetbelasting die je af moet dragen. Zet daarnaast op een rijtje hoeveel btw je hebt betaald over zakelijke uitgaven, zoals software, kantoorartikelen of reiskosten. Dit mag je aftrekken. Het verschil daartussen geef je door via je aangifte. Is het positief, dan betaal je dat aan de Belastingdienst. Is het negatief, dan krijg je geld terug.



Stap 4: log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk

De aangifte zelf doe je via het portaal van de Belastingdienst. Dat werkt met eHerkenning of DigiD, afhankelijk van hoe je bent ingeschreven. Eenmaal ingelogd zie je precies welk tijdvak voor je klaarstaat. Doorloop stap voor stap de velden. Omzet, af te dragen btw, voorbelasting, en eventuele correcties. Vergeet ook niet om de kleineondernemersregeling (KOR) goed aan te geven als je daarvoor in aanmerking komt. Heb je bijvoorbeeld vorig jaar minder dan 20.000 euro omzet gemaakt, dan kun je vrijstelling aanvragen.

Stap 5: versturen en betalen

Na het invullen van je aangifte krijg je meteen te zien hoeveel je moet betalen of terugkrijgt. Je kunt dan direct via iDeal betalen, of het bedrag overmaken met het juiste betalingskenmerk. Let goed op de betaaltermijn, want de Belastingdienst is niet mild met boetes. En als je merkt dat je structureel te laat of onvolledig aangifte doet, is het tijd om je werkwijze aan te pakken of ondersteuning te zoeken. Misschien zelfs via een boekhouder die gespecialiseerd is in e-commerce.

Fiscale aftrekposten? Die beïnvloeden je btw niet direct, maar wel je belastingdruk

Hoewel btw en inkomstenbelasting strikt genomen twee aparte onderdelen zijn, is het wel slim om tegelijk stil te staan bij je totale fiscale situatie. Veel zzp’ers laten geld liggen, simpelweg omdat ze geen weet hebben van alle fiscale aftrekposten waar ze recht op hebben. Denk aan de zelfstandigenaftrek, MKB-winstvrijstelling, investeringsaftrek en kosten zoals je werkruimte of zakelijke telefoon.



Veelgemaakte fouten bij de btw-aangifte

Het lijkt simpel. Omzet erin, kosten eruit, verschil betalen. Maar in de praktijk gaat het vaak mis op details. Denk aan het verkeerd toepassen van btw-tarieven, het vergeten van buitenlandse btw, het niet opvoeren van bonnen zonder btw-nummer of het negeren van creditfacturen. Nog een veelvoorkomende fout. Privéaankopen als zakelijk opvoeren. Dat wordt afgestraft. Zeker als je in een grijs gebied zit met producten of diensten die zowel privé als zakelijk gebruikt worden, is het slim om dit goed vast te leggen.



Hoe zorg je dat het geen stressvol kwart ritueel blijft?

Wie zijn boekhouding goed bijhoudt, voorkomt stress. Maar er is meer. Automatiseer zoveel mogelijk. Werk met een tool die facturen herkent, koppelingen heeft met je bank en automatisch btw-tarieven herkent. Dat maakt je aangifte niet alleen sneller, maar ook nauwkeuriger. En uiteindelijk hou je gewoon meer tijd over voor wat je écht wilt doen. Ondernemen.



Veelgestelde vragen over btw-aangifte voor zzp’ers

Is een boekhouder verplicht voor de btw-aangifte?

Nee, maar het kan wél een slimme zet zijn. Vooral als je complexere administratie hebt, meerdere inkomstenbronnen of internationaal werkt. Soms is het gewoon fijner om dit niet allemaal zelf te hoeven doen. Btw-aangifte is voor geen enkele zzp’er het favoriete onderdeel van het ondernemerschap. Maar met een beetje structuur, inzicht en de juiste tools wordt het een simpele routineklus.

Liever een boekhouder inschakelen en foute voorkomen? Bekijk hier onze tarieven of neem contact op voor vrijblijvend advies.