Hoe lang moet je je administratie bewaren?
Hoe lang moet je je administratie bewaren?
Gepubliceerd: 31-08-2025
En wat gebeurt er als je administratie en boekhouding niet op orde is?
Vraag je je af hoe lang je je administratie moet bewaren? Ben je een startende zzp’er? Of run je al jaren een BV? De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan het bewaren van je boekhouding. Niet alles hoeft eindeloos in mappen te blijven liggen, maar gooi niets zomaar weg.
De wettelijke bewaartermijn van administratie
De wettelijke bewaartermijn van administratie is meestal 7 jaar. Voor bepaalde documenten, zoals stukken met betrekking tot onroerend goed, geldt zelfs een termijn van 10 jaar. Je mag alles digitaal opslaan, zolang het goed leesbaar en controleerbaar is.
De standaard bewaartermijn: 7 jaar
Voor de meeste ondernemers geldt: je moet je administratie minimaal 7 jaar bewaren. Dat is geen richtlijn, maar een wettelijke verplichting. De Belastingdienst kan in deze periode vragen stellen of controles uitvoeren. Gooi je je boekhouding eerder weg? Dan riskeer je een boete of belastingnavordering.
Onder de administratie vallen onder andere je inkoop- en verkoopfacturen, bankafschriften, contracten, voorraadadministratie en aangiftes. Alles wat relevant is voor je belastingaangifte of de winstberekening, moet je kunnen overleggen.
Wat moet je precies bewaren?
Hoewel je administratie uit duizenden regels en documenten kan bestaan, is niet alles even belangrijk. De kern zit in de volgende onderdelen:
- Financiële administratie: denk aan grootboeken, debiteuren/crediteuren, memoriaal, bankafschriften.
- Facturen: zowel inkoop als verkoop, digitaal of op papier.
- Contracten en overeenkomsten: huur, lease, leningen, verzekeringen, arbeidsovereenkomsten.
- Belastingaangiftes en correspondentie: denk aan btw-aangifte, inkomstenbelasting, loonheffing.
- Personeelsadministratie: loonstroken, arbeidsovereenkomsten, urenregistratie.
Bij salarisadministratie uitbesteden zorgt Benfi Administratiekantoor Den Haag ervoor dat al deze stukken keurig worden opgeslagen en bewaard.
Wat zeggen de cijfers?
Uit onderzoek van de Kamer van Koophandel blijkt dat ruim 32% van de ondernemers niet exact weet hoe lang ze hun administratie moeten bewaren. Daarnaast bewaart 21% te weinig, waardoor ze risico lopen op naheffingen of boetes.
Digitalisering helpt: bijna 60% van de ondernemers die met een online boekhouder werkt, voldoet beter aan de bewaarplicht dan ondernemers die handmatig administreren.
Administratie goed bijhouden!
“Zodra je je boekhouding niet goed bijhoudt, stapelen de risico’s zich snel op. Je kunt geen btw-aangifte doen, raakt het overzicht kwijt over je winst en kosten, loopt fiscale voordelen mis en riskeert een boete of controle. Door je administratie goed op te zetten, of uit te besteden, bespaar je niet alleen tijd, maar voorkom je vooral een hoop gedoe.”
- Meer weten? Lees alles over
administratiekosten boete!
Stappenplan: zo regel je je bewaarplicht goed
1. Bepaal je bewaartermijnen
Check welke regels voor jouw bedrijf gelden: 7 of 10 jaar.
2. Digitaliseer je administratie
Sla alles op in een goed beveiligd digitaal systeem.
3. Gebruik duidelijke mappen en benamingen
Zorg dat alles makkelijk terug te vinden is.
4. Zorg voor back-ups
Externe schijf, cloudopslag of boekhoudplatform.
5. Werk met een professioneel boekhoudkantoor
Bij Benfi, boekhouder in Den Haag, wordt alles veilig opgeslagen én bewaakt.
Veelgestelde vragen over administratie bewaren
Moet ik mijn administratie op papier bewaren?
Nee, digitaal mag ook. Zolang het goed leesbaar en controleerbaar is voor de Belastingdienst.
Mag ik bonnetjes inscannen en de papieren weggooien?
Ja, mits de scan volledig, leesbaar en onveranderd is opgeslagen.
Wat als ik mijn administratie verlies?
Dan ben je alsnog verantwoordelijk. Bij verlies of vernietiging moet je dit kunnen onderbouwen en kun je aansprakelijk worden gesteld.
Moet ik ook privé-uitgaven bewaren?
Alleen als ze onderdeel zijn van je zakelijke administratie. Bijvoorbeeld gemengde kosten zoals telefoonkosten of reiskosten.
Waarom ondernemers kiezen voor Benfi Administratie en boekhouding
Wat zijn de kosten voor een boekhouder bij Benfi?
Bekijk onze tarieven voor boekhouding en ontdek welk pakket past bij jouw onderneming.
Kan ik mijn administratie volledig uitbesteden?
Ja, wij regelen alles: van factuurverwerking tot btw-aangifte.
Biedt Benfi ook advies over fiscale regels?
Zeker. Vraag gratis fiscaal advies aan aan onze belastingadviseur gratis.
Hoe werkt de samenwerking met Benfi?
Je levert je documenten aan en wij doen de rest: digitaal, veilig en overzichtelijk.
Waarom ondernemers kiezen voor Benfi Administratie en boekhouding
- Ervaren boekhouders met kennis van zaken
- Online boekhouding met veilige opslag
- Altijd op de hoogte van belastingregels
- Vaste lage tarieven zonder verrassingen
- Fiscaal advies inbegrepen
Voorkom problemen met de Belastingdienst! Je administratie bewaren is geen papieren rompslomp, maar een belangrijke verantwoordelijkheid. Door te weten wat je moet bewaren, en hoe lang, voorkom je problemen met de Belastingdienst en houd je grip op je onderneming. Wil je zeker weten dat alles goed geregeld is? Kies voor de zekerheid van Benfi Finance boekhoudkantoor. Efficiënt, betaalbaar en altijd op orde!
Deel deze informatie..
