Boekhouder voor de horeca

Kassakoppeling, btw-splitsing en salarisadministratie in één hand

Voor restaurants, cafés, lunchrooms, foodtrucks en cateraars in heel Nederland

Je draait dubbele diensten, je personeelsrooster verandert wekelijks en je marges staan onder druk. En dan is er ook nog die stapel bonnen, de dagstaten en de btw-aangifte. Als boekhouder in de horeca branche nemen wij dat van je over. Benfi Finance werkt voor restaurants, cafés, lunchrooms, foodtrucks en cateraars door heel Nederland. We kennen de kassasystemen, de btw-splitsing tussen 9 en 21 procent en de horeca-CAO. Wil je je horeca administratie uitbesteden aan iemand die weet hoe jouw zaak draait? Bel 085 800 4499 of vraag direct een offerte aan.

Waarom horeca-boekhouding anders is dan gewoon boekhouden

Een adviesbureau stuurt tien facturen per maand. Een restaurant verwerkt tweehonderd transacties per dag. Dat alleen al maakt het een ander vak. Maar er speelt meer.

• Twee btw-tarieven door elkaar. Eten is 9 procent, alcohol is 21 procent. Bij één rekening met een biertje en een burger splits je dus. Elke dag opnieuw, honderden keren.
• Contant geld. De horeca is een van de weinige branches waar nog serieus contant wordt afgerekend. Kasadministratie moet kloppen tot op de cent, want de Belastingdienst let hier extra op.
• Fooien. Wie krijgt wat, wordt het uitbetaald via de loonstrook of niet, en wat zijn de fiscale gevolgen? Veel horecaondernemers doen dit fout zonder het te weten.
• Bederfelijke voorraad. Je inkoop is geen voorraad die een jaar blijft liggen. Derving hoort bij het vak en moet netjes verwerkt worden.
• Wisselende personeelsbezetting. Oproepkrachten, weekendhulpen, vakantiekrachten. De loonadministratie ziet er elke maand anders uit.

Een boekhouder zonder horeca-ervaring loopt hier tegenaan. Een horeca-boekhouder heeft dit dagelijks op het bureau.

Btw in de horeca, 9 of 21 procent

Dit is waar het vaakst iets misgaat. De regels in het kort:

• 9 procent geldt voor eten en niet-alcoholische dranken die je ter plekke serveert of meegeeft.
• 21 procent geldt voor alle alcoholhoudende dranken. Bier, wijn, sterke drank, ook in een cocktail.
• Arrangementen en menu's met drank erbij moet je splitsen. Verkoop je een all-in dinerarrangement van vijftig euro, dan moet je bepalen welk deel eten is en welk deel alcohol.
• Zaalhuur valt weer onder 21 procent, tenzij het onderdeel is van een cateringdienst.

Klinkt overzichtelijk, maar in de praktijk zit het venijn in de details. Een verjaardagsarrangement, een bedrijfsborrel met hapjes, een bezorgmaaltijd met een fles wijn erbij. Wij richten je administratie zo in dat de splitsing automatisch goed gaat en je bij een controle niets hoeft uit te leggen. Twijfel je over een specifieke situatie? Onze belastingadviseurs denken gratis met je mee.

Kassakoppeling en dagomzetten verwerken

Handmatig dagstaten overtypen is zonde van je tijd en vraagt om fouten. De meeste moderne kassasystemen kunnen rechtstreeks koppelen met je boekhouding. Dagomzet erin, btw al gesplitst, klaar.

Wij werken met de gangbare kassasystemen in de Nederlandse horeca en zorgen dat de koppeling goed staat. Verkoop je ook via bezorgplatforms zoals Thuisbezorgd of Uber Eats? Die uitbetalingen komen binnen met commissie er al af, wat de verwerking net iets ingewikkelder maakt. Ook dat richten we correct in.

Gebruik je liever een boekhoudpakket dat je al kent? Wij werken voornamelijk met het SnelStart als boekhoudprogramma, of je stapt over op onze gratis app met bankkoppeling. Wat jij prettiger vindt.

Personeel, CAO en wisselende uren

Bijna elke horecazaak heeft personeel. En daarmee een loonadministratie die niet meevalt. De horeca-CAO kent eigen regels voor toeslagen, vakantiedagen en oproepcontracten. Vergeet je een wijziging door te voeren, dan klopt de loonstrook niet en krijg je gedoe met je medewerker of met de Belastingdienst.

Wij verzorgen de complete salarisadministratie voor horecazaken: loonstroken, loonaangiften, pensioenafdrachten en de werkkostenregeling. Elke maand op tijd, conform de actuele CAO.

Waar het misgaat bij horeca-administraties

We nemen regelmatig administraties over van horecazaken. Dit zien we het vaakst terugkomen.

• Btw-splitsing klopt niet. Alles op 9 procent geboekt, of arrangementen niet uitgesplitst. Bij een controle levert dat een naheffing op over meerdere jaren.
• Kasverschillen. Het kasboek sluit niet aan op de werkelijke kas. Dat is een rode vlag voor de Belastingdienst en kan leiden tot een omzetcorrectie.
• Fooien verkeerd verwerkt. Fooien die via de pin binnenkomen en worden uitbetaald aan personeel, zijn loon. Daar horen dus loonheffingen over betaald te worden.
• Privéopnames niet geadministreerd. Even een krat bier meenemen naar huis of gratis eten voor familie. Klinkt onschuldig, maar hoort in de boekhouding.
• Achterstand. Drie maanden niets doen en dan in één keer alles bijwerken. Dan mis je het overzicht en kun je niet bijsturen op je marges.

Wat kost een boekhouder voor de horeca

Dat hangt af van je rechtsvorm en de omvang van je zaak. Bij Benfi Finance werken we met vaste maandtarieven, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan.

• Eenmanszaak of zzp in de horeca vanaf 59 euro per maand
• VOF vanaf 79 euro per maand, inclusief IB-aangifte voor beide vennoten
• BV vanaf 99 euro per maand, inclusief jaarrekening en VPB-aangifte

Heb je personeel? Dan komt de salarisadministratie erbij, afhankelijk van het aantal medewerkers. We maken daar een heldere offerte voor. Bekijk de volledige tarieven en pakketten of vraag een boekhouder horeca offerte aan die op jouw zaak is afgestemd.

Waarom dit ons interesseert

Omdat de horeca een van de zwaarste branches is om in te ondernemen. Lange dagen, dunne marges, veel regels. Wij zien ondernemers die hun zaak fantastisch runnen maar geen idee hebben of ze deze maand winst hebben gemaakt. Niet omdat ze dom zijn, maar omdat ze om elf uur 's avonds klaar zijn met afsluiten en dan echt geen zin meer hebben in bonnetjes.

Dat is precies waar wij inspringen. Jij zorgt voor de gasten, wij zorgen dat je weet hoe je ervoor staat. Met maandelijkse cijfers die kloppen, zodat je kunt bijsturen voordat het misgaat. Want in de horeca is het verschil tussen winst en verlies vaak maar een paar procentpunten.

Wat zeggen de cijfers

Veelgestelde vragen over een boekhouder voor de horeca